Évaluation détaillée des besoins:

Cette activité permet de valider que les applications du logiciel proposé répondent bien aux besoins de l'entreprise. Durant cette étape, on confirme aussi que la configuration de l'équipement informatique proposé est suffisante pour répondre au volume de transactions et de fichiers maîtres. Il est bien entendu qu'il ne s'agit pas ici d'une intervention exhaustive de conseil mais plutôt d'une confrontation des besoins dans le but de s'assurer de la faisabilité du projet avec le logiciel proposé. Ce qui signifie que des discussions sur le projet ont lieu avec les membres du personnel de l'entreprise qui connaissent bien le système actuel et qui ont la responsabilité de son bon fonctionnement.

Analyse des procédures en vigueur:

Les procédures qui sont utilisées par l'entreprise en ce moment sont analysées afin de s'assurer qu'elles peuvent bien s'intégrer au système informatique. Il est important de noter que le projet d'informatisation se réalisera dans la mesure où les procédures actuelles rencontrent les normes de gestion reconnues. Dans l'éventualité où l'on devrait assister l'entreprise dans la restructuration de son système actuel, cette intervention deviendrait alors un mandat en soi et des honoraires supplémentaires seraient exigés.

Cette étape permet de se familiariser avec la nature des opérations et clarifie les besoins d'information. Ainsi, on est en mesure de déterminer la façon la plus appropriée de traiter l'information pour maximiser l'utilisation du logiciel. Le niveau de connaissance du personnel du client qui participera à l'implantation est évalué et on identifie au départ si une assistance supplémentaire est nécessaire de même que son ordre de grandeur. Le client est donc informé de tous les coûts supplémentaires que la réalisation du projet peut nécessiter.

Imprimés mécanographiques:

De concert avec les membres du personnel du client et l'imprimeur de formulaires, on vous conseille sur le contenu à incorporer dans ceux-ci. Ces documents devront être commandés par le client auprès d'un imprimeur spécialisé dans les imprimés mécanographiques.

Planification ponctuelle de l'implantation:

Pour garantir la réalisation de l'implantation selon l'échéance prévue, un calendrier d'implantation est établi conjointement avec le client. Ce calendrier identifie point par point chacune des phases d'implantation et les fixe dans le temps. Cette approche permet de progresser quotidiennement de façon structurée. Ainsi, des points de contrôle sont fournis en tout temps et permettent d'évaluer la progression et d'apporter les ajustements nécessaires. Les honoraires sont établis au départ en fonction d'une implantation normale effectuée dans des conditions normales. De façon à garantir la réalisation du mandat en fonction des heures prévues et à permettre au client de réaliser le plus rapidement possible les bénéfices escomptés par l'informatisation, on prévoit un respect rigoureux du calendrier établi.

Mise en place des logiciels:

Le chargé de réalisation voit aux détails techniques qui sont nécessaires lors de l'implantation d'un logiciel. On s'assure que tous les programmes sont installés sur votre système et que tous les fichiers nécessaires sont créés afin de recevoir vos données. Chacun des programmes faisant partie du logiciel proposé est installé sur l'équipement du client.

Cette étape est réalisée avec le plus de transparence possible, c'est-à-dire sans que le personnel du client ait à se soucier du montage technique du logiciel. L'installation totale du logiciel revient aux conseillers techniques.

Personnalisation des logiciels:

Les logiciels peuvent être personnalisés selon l'entreprise du client de façon à ce que ceux-ci s'y intègrent bien. Cette étape consiste à modifier le format de certains rapports et/ou certains écrans de saisie de données pour en assurer une performance optimale. S'il s'agit de correctifs mineurs, ceux-ci peuvent être effectués à l'intérieur de la banque d'heures de l'installation. Avant d'entreprendre des travaux de cette nature affectant le budget global du projet, le client en sera informé et devra autoriser les travaux.

Conversion des données:

Le client a la responsabilité d'effectuer la saisie de l'information nécessaire à la construction des fichiers maîtres avant la mise en exploitation du système. A cet effet, des consignes seront données et des points de contrôle seront établis.

Formation du personnel:

Au départ, les utilisateurs du client seront formés par le personnel de la Société d'Informatique Multi-Solutions qui les familiarisera avec l'utilisation des équipements et logiciels. Ceci comprendra les instructions concernant la mise en marche du système, les opérations, les prises de copies de sécurité et l'arrêt du système. Ils recevront aussi des instructions pertinentes pour chaque programme des applications informatisées ainsi que des instructions relatives à la marche à suivre pour les fins de mois et d'années. Ces sessions de formation se dérouleront à vos bureaux.

Service de soutien durant le démarrage:

Durant la période d'implantation, le client doit prévoir que son personnel risque de faire certains oublis à la suite des sessions de formation. Le coût des logiciels comprend quelques heures de transition qui permettent au personnel du client de se remémorer certaines notions déjà exposées. Dans la plupart des cas, un service de soutien téléphonique est suffisant pour satisfaire ce besoin. Toutefois, en aucun cas, ce soutien ne devra remplacer des sessions de formation.

Évaluation finale de l'implantation:

Au terme de l'installation, on procède à un état de la situation et on s'assure que les objectifs visés ont été atteints. Il est possible que des services supplémentaires (développement d'applications, assistance comptable, formation du personnel, etc.) s'avèrent utiles pour parfaire l'implantation. Si tel est le cas, c'est à ce moment-là que le client en sera avisé. Le client est aussi informé des ententes de post-implantation disponibles (mise à jour annuelle du logiciel, ententes annuelles de soutien sur les logiciels et équipements informatiques, etc.).