Produits - Gestion des horaires

La Société d'informatique Multi-Solutions vous présente son logiciel Gestion des horaires. Ce logiciel s'applique entre autres aux domaines des agents de sécurité, de l'entretien ménager, des soins à domicile et aux autres domaines ayant du personnel travaillant sur des quarts de travail et des lieux souvent variables.

Une aide à la répartition

Gestion des horaires aide les répartiteurs à identifier les ressources disponibles et à les affecter sur des quarts de travail. Ses particularités sont les suivantes :

• Préparation des horaires plusieurs semaines à l'avance (horaires maîtres) et répétition de ces horaires de semaine en semaine sans avoir besoin de les saisir à nouveau.
• Possibilité de créer des groupes d’horaires maîtres pour faire une rotation d’horaires sur deux ou plusieurs semaines.
• Les répartiteurs créent, modifient et approuvent seulement les feuilles de temps des contrats dont ils sont responsables.
• Possibilité de créer une équipe volante (employés qui se promènent d'un contrat à l'autre selon les besoins).
• Un employé peut avoir des disponibilités différentes pour chaque semaine de l'année.
• Une recherche rapide vous permet de connaître les ressources disponibles pour une plage horaire donnée. Les résultats sont triés par ancienneté.
• Possibilité de créer jusqu'à 20 formations et de leur donner une date d'échéance.
• Système d'avertissements pour les formations échues.
• Gestion des employés à temps partiel.
• L'ancienneté de contrat et l'ancienneté générale sont conservées et sont prises en considération lors de la recherche de disponibilités.
• Possibilité d'indiquer les résultats de tirages au sort d'ancienneté si plusieurs employés débutent le même jour.
• Chaque employé est associé à des contrats spécifiques.
• Saisie des vacances et disponibilités lors des jours fériés.
• Gestion des exclusions des contrats (exemple: le client n'aime pas cet employé).
• Plusieurs taux horaires peuvent être définis pour chacun des contrats.
• Augmentation automatique des taux horaires par montant fixe (Ex: 0.05$ de l'heure) ou par pourcentage (Ex: 2%)
• Possibilité de créer jusqu’à 12 primes de votre choix ayant chacune un montant horaire facturable et/ou payable.
• Des exceptions de primes peuvent être définies pour chaque contrat.
• Il y a quatre statuts possibles pour les employés: actif, inactif, suspendu et départ (l'historique des transactions est conservé).
• Possibilité de créer une infinité de codes de gains de votre choix (Ex: maladie, maternité, CSST, etc.).
• Possibilité de créer des gains dans chaque semaine pour chaque employé.
• Il est possible de créer des horaires temporaires avec un contrat et/ou un employé bidon.
• Consultation/modification des horaires maîtres et des feuilles de temps par employé ou par contrat.
• Consultation/modification des horaires maîtres et des feuilles de temps pour une semaine entière ou une seule journée.
• Un historique des transactions sur les feuilles de temps est disponible (feuille de temps impliquée, date, heure, type de transaction, usager qui a fait la transaction, etc.).
• Gestion des horaires vous avertit des problèmes suivants (sans vous obliger à modifier votre horaire):
  • Conflits d'horaire
  • Vacances
  • Non-disponibilité lors d'un jour férié
  • Jour férié reporté
  • Horaire ne correspondant pas aux disponibilités de l'employé
  • Nombre d'heures maximal par semaine dépassé
  • Nombre d'heures maximal par jour dépassé
  • Employé exclu d'un contrat
  • Employé à temps partiel dépassant son maximum d'heures
  • Employé qui est assigné sur un contrat auquel il n'est pas lié
  • Employé qui n'a pas eu d'entraînement sur un contrat
  • Contrat inactif
  • Employé ayant un statut autre que actif
  • Nombre d'heures cédulées dépassant le nombre d'heures à céduler
  • Et bien plus

Des droits d'accès simples, sécuritaires et efficaces

Gestion des horaires contient un système de droits d'accès complet vous permettant de donner des permissions de façon simple et efficace. Voici quelques exemples:

• La gestion des droits d'accès se fait par groupes d'utilisateurs.
• Chaque groupe d'utilisateurs a accès à un certain nombre de compagnies.
• Il y a possibilité de donner des accès en lecture/écriture ou en lecture seule.
• Chaque répartiteur est responsable d'un certain nombre de contrats.
• Possibilité pour les employés de saisir eux-mêmes leurs feuilles de temps, leurs disponibilités, leurs vacances et leurs disponibilités lors des jours fériés.
• Chaque menu peut être actif, grisé ou invisible pour chaque groupe d'utilisateurs.

Des rapports vous faisant gagner du temps

Gestion des horaires comprend un grand nombre de rapports tels que:

• Feuilles de temps (version graphique et texte)
• Horaires maîtres (version graphique et texte)
• Contrôle du surtemps
• Contrôle des heures à céduler
• Horaires par employé (version graphique et texte)
• Horaires par contrat (version graphique et texte)
• Marge brute
• Heures travaillées
• Minimum des heures
• Envoi à chaque employé de son horaire de travail par courriel sous format PDF (envoi en lot)
• Jours fériés
• Primes
• Calendriers
• Contrats
• Taux horaires
• Heures à céduler
• Exceptions des primes
• Employés associés aux contrats
• Entraînements par contrat
• Historique du contrat
• Exclusions des contrats par contrat
• Cédule de vacances
• Sommaire des employés
• Renouvellements des formations
• Premiers jours travaillés
• Disponibilités des employés
• Transactions
• Formations
• Exclusions des contrats par employé
• Employés à temps partiel
• Contrats associés aux employés
• Entraînements par employé
• Historique de l'employé
• Disponibilités lors des jours fériés par employé
• Disponibilités lors des jours fériés par férié
• Reports des jours fériés
• Utilisateurs et groupes
• Ancienneté
• Heures d'ancienneté
• Codes de gains
• Gains
• Et plusieurs autres

Concevez vos propres rapports

Un utilitaire de rapports fourni gratuitement vous permet de modifier les rapports fournis avec Gestion des horaires et d'en créer des nouveaux. Cet utilitaire est bien documenté et facile d'utilisation. Aperçu de l'éditeur de rapports

Bien sûr, Multi-Solutions peut aussi concevoir des rapports permettant de répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Des avantages indéniables

Gestion des horaires possède plusieurs avantages indéniables. En voici des exemples:

• Il est entièrement bilingue anglais-français
• Il est multi-compagnies
• Il est très facile d'utilisation et intuitif
• Les feuilles de temps et les horaires maîtres peuvent être créés directement en cliquant dans une grille horaire.
• Il arbore un look de type Windows Vista
• Il est compatible avec Windows 2000 et XP
• Une aide complète bilingue anglais-français est disponible directement dans le logiciel (via la touche F1 ou le menu ?)

Des modules complémentaires selon vos besoins

Des modules complémentaires peuvent aussi être greffés à Gestion des horaires. En voici des exemples:

• Module permettant le transfert de vos données de paie vers la plupart des systèmes comptables.
• Module permettant le transfert de vos données de facturation vers la plupart des systèmes comptables.
• Accès au logiciel à distance via VPN
• Multi-Solutions peut aussi créer des modules supplémentaires selon vos besoin spécifiques.

Une version spécialement conçue pour les agences de sécurité

Notre version de Gestion des horaires destinée aux agences de sécurité offre de nombreuses fonctionnalités spécifiques à ce secteur:

• Avertissements pour les permis d'agent expirés.
• Gestion des classes du comité paritaire (gestion automatique des changements de classe).
• Rapport du comité paritaire (format excel du comité paritaire).
• Rapport détails du comité paritaire (heures des 26 dernières semaines pour chaque employé).
• Rapport des changements de classe.
• Gestion des primes (primes générales à tous les contrats et primes spécifiques à un contrat).
• Rapport d'embauche et de cessation d'emploi.
• Rapport des premiers jours travaillés.
• Rapport des permis d'agent expirés.
• Rapport des permis d'agent à renouveler.
• Rapport des renouvellements (secourisme RCR, permis d'arme, etc.).
• Gestion de la règle du septième jour consécutif sans arrêt de 24 heures en temps supplémentaire.
• Affichage des disponibilités selon la classe de l'employé, son ancienneté de contrat, son ancienneté générale et son ordre de sortie au tirage au sort.

Un produit personnalisable

Depuis ses débuts, Multi-Solutions a toujours fait en sorte que ses logiciels s'adaptent aux besoins de ses clients et non le contraire. Gestion des horaires ne fait pas exception à cette règle. Si vous avez des exigences spécifiques (fonctionnalités et/ou rapports), n'hésitez pas à nous en faire part et nous ferons de notre mieux pour répondre à vos besoins particuliers.

Un bref aperçu de Gestion des horaires

Fiche employé
Fiche contrat
Consultation des disponibilités
Fenêtre principale
Feuille de temps
Accès employé

Besoin de plus d'informations?

N'hésitez pas à communiquer avec nous pour obtenir une version démo de Gestion des horaires ou pour toute demande d'information supplémentaire.

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