Produits - Gestion des horaires

La Société d'informatique Multi-Solutions vous présente son logiciel Gestion des horaires. Ce logiciel s'applique entre autres aux domaines des agents de sécurité, de l'entretien ménager, des soins à domicile et aux autres domaines ayant du personnel travaillant sur des quarts de travail et des lieux souvent variables.

Une aide à la répartition

Gestion des horaires aide les répartiteurs à identifier les ressources disponibles et à les affecter sur des quarts de travail. Ses particularités sont les suivantes :

• Préparation des modèles d'horaires plusieurs semaines à l'avance (horaires maîtres) et répétition de ces horaires de semaine en semaine sans avoir besoin de les saisir à nouveau.
• Possibilité de créer des groupes d’horaires maîtres pour faire une rotation d’horaires sur deux ou plusieurs semaines.
• Les répartiteurs créent, modifient et approuvent seulement les feuilles de temps des lieux dont ils sont responsables.
• Possibilité de créer une équipe volante (employés qui se promènent d'un lieu à l'autre selon les besoins).
• Un employé peut avoir des disponibilités différentes pour chaque semaine de l'année.
• Une recherche rapide vous permet de connaître les ressources disponibles pour une plage horaire donnée. Les résultats sont triés par ancienneté (nombre d'heures d'ancienneté ou date du premier jour travaillé). La recherche est aussi paramétrable par le choix des critères dont vous voulez tenir compte (disponibilités, vacances, maximum d'heures par semaine atteint, employés à temps partiel, langues, formations, etc.).
• La fonction absence vous permet de rapidement créer une absence pour un employé tout en lui trouvant un remplaçant.
• Possibilité de créer jusqu'à 20 formations et de leur donner une date d'échéance.
• Système d'avertissements pour les formations échues.
• Gestion des employés à temps partiel.
• L'ancienneté de client et l'ancienneté générale sont conservées et sont prises en considération lors de la recherche de disponibilités.
• Possibilité d'indiquer les résultats de tirages au sort d'ancienneté si plusieurs employés débutent le même jour.
• Chaque employé est associé à des lieux spécifiques et a des entraînements spécifiques.
• Saisie des vacances et disponibilités lors des jours fériés.
• Gestion des exclusions des lieux (exemple: le client n'aime pas cet employé).
• Plusieurs taux horaires facturables et payables peuvent être définis pour chacun des lieux.
• Augmentation automatique des taux horaires par montant fixe (Ex: 0.05$ de l'heure) ou par pourcentage (Ex: 2%)
• Possibilité de créer jusqu’à 12 primes de votre choix ayant chacune un montant horaire facturable et/ou payable.
• Des exceptions de primes peuvent être définies pour chaque lieu.
• Il y a quatre statuts possibles pour les employés: actif, inactif, suspendu et départ (l'historique des transactions est conservé).
• Possibilité de créer une infinité de codes d'absence de votre choix (Ex: maladie, maternité, CSST, etc.).
• Possibilité de créer des absences dans chaque semaine pour chaque employé en choisissant le taux horaire applicable.
• Il est possible de créer des horaires temporaires avec un lieu et/ou un employé bidon.
• Consultation/modification des horaires maîtres et des feuilles de temps par employé (horaire de l'employé) ou par lieu (horaire du lieu).
• Consultation/modification des horaires maîtres et des feuilles de temps pour une semaine entière ou une seule journée.
• Un historique des transactions sur les feuilles de temps est disponible (feuille de temps impliquée, date, heure, type de transaction, usager qui a fait la transaction, etc.).
• Possibilité d'ajouter un commentaire dans chaque employé, lieu, feuille de temps et horaire maître.
• L'historique des heures travaillées peut être consulté et imprimé en mode par employé ou en mode par lieu
• Possibilité de définir les taux horaires payables par lieu ou par employé.
• Horaires définis par plages de 15 minutes et plus.
• Gestion des horaires vous avertit des problèmes suivants (sans vous obliger à modifier votre horaire):
  • Conflits d'horaire
  • Conflit entre une feuille de temps et une absence
  • Vacances
  • Non-disponibilité lors d'un jour férié
  • Jour férié reporté à une autre journée
  • Horaire ne correspondant pas aux disponibilités de l'employé
  • Nombre d'heures maximal par semaine dépassé
  • Nombre d'heures maximal par jour dépassé
  • Employé exclu d'un lieu
  • Employé à temps partiel dépassant son maximum d'heures
  • Employé qui est assigné sur un lieu auquel il n'est pas lié
  • Employé qui n'a pas eu d'entraînement sur un lieu
  • Lieu inactif
  • Employé ayant un statut autre qu'actif
  • Nombre d'heures planifiées dépassant le nombre d'heures à planifier
  • Horaire ne correspondant pas aux besoins
  • Supplémentaire payable saisi incorrect
  • Quart de travail trop court
  • Employé travaillant avant sa date d'embauche
  • Et bien plus

Des droits d'accès simples, sécuritaires et efficaces

Gestion des horaires contient un système de droits d'accès complet vous permettant de donner des permissions de façon simple et efficace. Voici quelques exemples:

• La gestion des droits d'accès se fait par groupes d'utilisateurs.
• Chaque groupe d'utilisateurs a accès à un certain nombre de compagnies.
• Il y a possibilité de donner des accès en lecture/écriture ou en lecture seule.
• Chaque répartiteur est responsable d'un certain nombre de lieux.
• Possibilité pour les employés de consulter leur propre horaire sans voir celui des autres.
• Possibilité pour les employés de saisir eux-mêmes leurs feuilles de temps, leurs disponibilités, leurs vacances et leurs disponibilités lors des jours fériés. Ces options peuvent être désactivées au besoin.
• Chaque menu peut être actif, grisé ou invisible pour chaque groupe d'utilisateurs.
• Chaque utilisateur peut être désactivé manuellement.

Des rapports vous faisant gagner du temps

Gestion des horaires comprend un grand nombre de rapports tels que:

• Feuilles de temps (version graphique et texte).
• Horaires maîtres (version graphique et texte)
• Surtemps
• Contrôle du surtemps (surtemps payable versus surtemps facturable)
• Contrôle des heures à planifier pour chaque lieu
• Horaires par employé (version graphique et texte)
• Horaires par lieu (version graphique et texte)
• Marge brute
• Coût de revient
• Heures travaillées
• Minimum des heures
• Envoi à chaque employé de son horaire de travail par courriel sous format PDF (envoi en lot)
• Jours fériés
• Primes
• Calendriers
• Lieux
• Clients
• Taux horaires
• Heures à planifier
• Exceptions des primes
• Employés associés aux lieux
• Entraînements par lieu
• Historique du lieu
• Exclusions des lieux par lieu
• Cédule de vacances
• Sommaire des employés
• Renouvellements des formations
• Premiers jours travaillés
• Disponibilités des employés
• Transactions
• Formations
• Exclusions des lieux par employé
• Employés à temps partiel
• Lieux associés aux employés
• Entraînements par employé
• Historique de l'employé
• Disponibilités lors des jours fériés par employé
• Disponibilités lors des jours fériés par férié
• Reports des jours fériés
• Utilisateurs et groupes
• Ancienneté
• Heures d'ancienneté
• Codes d'absence
• Absences
• Besoins
• Employés sans heures travaillées
• Et plusieurs autres

Des avantages indéniables

Gestion des horaires possède plusieurs avantages indéniables. En voici des exemples:

• Il est entièrement bilingue anglais-français
• Il est multi-compagnies
• Il est très facile d'utilisation et intuitif
• Les feuilles de temps et les horaires maîtres peuvent être créés directement en cliquant dans une grille horaire.
• Une aide complète bilingue anglais-français est disponible directement dans le logiciel (via la touche F1 ou le menu Aide)

Deux modes de déploiement disponibles

Le déploiement du logiciel peut se faire de deux façons:

• Sur nos serveurs d'hébergement en mode SaaS (Software as a Service) avec une connexion SSL (https).
• Installation sur votre propre serveur dans vos locaux en mode réseau local seulement ou avec accès externe au logiciel .

Avantages de l'accès au logiciel en mode WEB

L'accès au logiciel via un navigateur internet comporte de nombreux avantages:

• Nécessite seulement une connexion haute vitesse à Internet, un navigateur Internet et Adobe Acrobat Reader (pour les rapports) sur les postes des utilisateurs.
• Accessible de partout dans le monde
• Compatible avec Internet Explorer 6+ et Firefox
• Logiciel et aide en ligne bilingue anglais et français
• Le logiciel et ses mises à jour sont installées directement sur le serveur (pas de mises à jour à installer sur les postes des utilisateurs)
• Idéal pour les entreprises multi-sites
• Un gros plus pour les employés se déplaçant souvent à l'extérieur de vos bureaux.

Des modules complémentaires selon vos besoins

Des modules complémentaires peuvent aussi être greffés à Gestion des horaires. En voici des exemples:

• Module permettant le transfert de vos données de paie vers la plupart des systèmes comptables.
• Module permettant le transfert de vos données de facturation vers la plupart des systèmes comptables.
• Multi-Solutions peut aussi créer des modules supplémentaires selon vos besoin spécifiques.

Une version spécialement conçue pour les agences de sécurité

Notre version de Gestion des horaires destinée aux agences de sécurité offre de nombreuses fonctionnalités spécifiques à ce secteur:

• Avertissements pour les permis d'agent expirés.
• Gestion des classes du comité paritaire (gestion automatique des changements de classe).
• Rapport détails du comité paritaire (heures des 26 dernières semaines pour chaque employé).
• Rapport des changements de classe.
• Gestion des primes (primes générales à tous les lieux et primes spécifiques à un lieu).
• Rapport d'embauche et de cessation d'emploi.
• Rapport des premiers jours travaillés.
• Rapport des permis d'agent expirés.
• Rapport des permis d'agent à renouveler.
• Rapport des renouvellements (secourisme RCR, permis d'arme, etc.).
• Gestion de la règle du septième jour consécutif sans arrêt de 24 heures en temps supplémentaire.
• Affichage des disponibilités selon la classe de l'employé, son ancienneté de client, son ancienneté générale et son ordre de sortie au tirage au sort.
• Rapport de fin de période de probation.

Un produit personnalisable

Depuis ses débuts, Multi-Solutions a toujours fait en sorte que ses logiciels s'adaptent aux besoins de ses clients et non le contraire. Gestion des horaires ne fait pas exception à cette règle. Si vous avez des exigences spécifiques (fonctionnalités et/ou rapports), n'hésitez pas à nous en faire part et nous ferons de notre mieux pour répondre à vos besoins particuliers.

Un bref aperçu de Gestion des horaires en images

Fiche employé
Fiche lieu
Consultation des disponibilités
Fenêtre principale
Feuille de temps par lieu
Feuille de temps par employé
Accès employé
Absence et remplacement
Rapport horaire par employé graphique (format PDF)
Rapport horaire par employé texte (format PDF)
Rapport horaire par lieu graphique (format PDF)
Rapport horaire par lieu texte (format PDF)

Besoin de plus d'informations?

N'hésitez pas à communiquer avec nous pour toute demande d'information supplémentaire.

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