Services Internet - Intranet et extranet - Avantages direct

Le succès des Intranet n'est plus à démontrer ! En quelques mois, la technologie s'est implantée dans plusieurs entreprises et la tendance semble toujours se maintenir. Déjà les premiers retours sur investissements se font sentir aux États-Unis et selon plusieurs études, il semblerait que la période d'amortissement d'un Intranet se chiffre de 4 à 6 mois!

Les avantages d'un Intranet se font sentir à plusieurs niveaux dans l'entreprise. Nous en listerons ici quelques-uns, mais cette liste n'est qu'exhaustive et n'a de limites que les solutions que nous adoptons à vos besoins.

Réduction des coûts

• Logiciels, protocoles et matériaux standardisés
  L'utilisation d'un client unique (le navigateur Internet), d'un protocole unique (TCP-IP), et d'outils Internet standardisés permettent une réduction des coûts liés à l'apprentissage, la maintenance et l'échange d'information
  
  
• Utilisation des infrastructures déjà existantes
  Un Intranet n'est pas un nouveau programme ou un nouvel ordinateur vous permettant de restructurer votre entreprise, mais une façon de faire et des procédures vous permettant d'intégrer les solutions que vous possédez déjà.
  
  
• Moins de papier
  Le cycle d'un document est habituellement le suivant : la création, la duplication, la lecture et l'entreposage. Lorsqu'il survient des erreurs ou lorsque l'information doit être rafraîchie, alors on répète le processus. L'Intranet vous permet de couper dans ce processus en rendant un document immédiatement accessible après sa création, et ce pour l'ensemble de sa clientèle. Il va sans dire que le document est électronique et donc qu'il ne consomme aucun papier.
  
  
• Moins de réunions, donc moins de déplacements
  L'Intranet offre des fonctionalités qui, si elles sont bien conçues, installées et utilisées, permettent de favoriser l'échange direct des membres d'une organisation. En effet, ces outils permettent le travail collaboratif par Intranet interposé, qui facilite la circulation des informations (WorkFlow) donc la gestion du traitement de l'information (WorkFlow-Management)
  
  
• Centralisation virtuelle de l'information
  Vous n'avez plus à attendre différents collaborateurs ou départements pour obtenir de l'information. Tout est virtuellement centralisé dans l'intranet et est disponible sur votre écran d'ordinateur, à des coûts défiant toute concurrence. Cette centralisation permet aussi le traitement optimisé de l'information : comme les copies de sécurité ou le classement.
  
  
• La mise en place de nouvelles technologies est facilitée et peu coûteuse
  Lorsque vous installez de nouvelles facilités pour votre Intranet, tout le monde est automatiquement habilité à l'utiliser.
  

Réduction des cycles

• Rapidité de diffusion de l'information
  Élément important, s'il en est un, lorsque l'information est créée, elle est automatiquement disponible pour l'ensemble des gens concernés. Plus besoin d'attendre les photocopies ou la mise en page, vous n'êtes plus tributaire du support car les fonctionnalités Internet rendent l'information directement accessible.
  
  
• Automatisation de certains processus
  Certains processus comme l'archivage et les copies de sécurité sont facilités par l'architecture centralisée qu'est l'Intranet.
  
  
• Recherche d'information facilitée par les moteurs de recherche
  Plus besoin de fouiller dans des classeurs, de faire rechercher de l'information par un tiers ou de faire réimprimer des rapports. Toute l'information de votre entreprise peut être retrouvée grâce à un système de recherche informatisé propre à l'Intranet. Vous utilisez le même système que celui des moteurs de recherche sur Internet, à l'exception que c'est vous qui définissez les critères de classement lors de l'élaboration de votre Intranet, donc vous optimisez votre recherche et retrouvez n'importe quel document en quelques secondes.
  
  
• Travail de groupe facilité
  Internet possède des facilités qui lui sont propres, comme les forums de discussions, les salons de bavardage, le courrier électronique, qui permettent, lorsque appliquées convenablement à votre entreprise, de faciliter grandement le travail d'équipe. Vous pourrez réduire le nombre de réunions nécessaires, donc de déplacements, vous sauvez alors temps et argent.
  
  
• Moins de formation
  L'utilisation d'un Intranet repose en grande partie sur l'utilisation d'un navigateur Internet normal comme Netscape ou Explorer. Lorsque vous installez une nouvelle application bureautique, seuls ceux devant s'en servir devront apprendre à l'utiliser. Les personnes qui consulteront les documents créés, continueront à utiliser leurs navigateurs, donc aucune formation à donner.
  
  

Qualités accrues des processus

• échanges multimédias
  De plus en plus, vous utiliserez les technologies multimédias dans votre entreprise. Que ce soit des mémos audio ou une animation pour expliquer un concept dans un document écrit, vous serez à la fine pointe des nouvelles technologies.
  
  
• échanges formalisés
  Lors de l'élaboration de votre Intranet, vous analysez puis créez des processus d'échanges d'informations qui demeureront standard partout dans votre entreprise. Donc moins de risques d'erreurs et accélération des processus.
  
  
• moins d'erreurs grâce à plus d'automatisation
  L'Intranet suppose une automatisation de certaines tâches qui autrefois et encore aujourd'hui sont faites à la main. Comme l'archivage des documents, la mise à jour automatique de certains documents,les copies de sécurité, etc...
  
  
• surveillance des processus
  Tout le monde (ou certaines personnes autorisées) peut avoir accès en tout temps à un processus donné. Par exemple, votre département marketing peut savoir en tout temps l'état du dossier d'un client par l'entremise du service des ventes.
  
  
• accès aux informations indépendamment du poste de travail
  Vous n'avez pas besoin d'être devant votre ordinateur pour pouvoir accéder un répertoire donné, contenant l'information que vous désirez. En effet, vous n'êtes plus tributaire des accès sécurisés, de votre groupe de travail et de votre compte personnel.
  
  

Les spécialistes s'entendent pour reconnaître ces avantages. Multi-Solutions est en mesure de vous guider lors de l'élaboration de votre Intranet. Contactez-nous. Un de nos professionnels vous rendra visite, analysera les particularités de votre entreprise et sera en mesure de vous indiquer quels seront les avantages qui seront propre à votre entreprise.

	Société d'informatique Multi-Solutions 4060, boul. de la Rive-Sud, bureau 207 Lévis (Québec) G6W 6N2		Téléphone : 418 834-9640 Télécopieur : 418 834-9675 info@multi-solutions.com